Làm thế nào để trở nên năng suất hơn trong công việc và cuộc sống?

Hellooo! Tuần này Chung Cư lại mang đến cho các bạn một dàn kiến thức siêu siêu bổ ích về chủ đề 𝐏𝐫𝐨𝐝𝐮𝐜𝐭𝐢𝐯𝐢𝐭𝐲 – Làm sao để trở nên năng suất hơn trong công việc và cuộc sống. Hãy share và lưu lại ngay để áp dụng nhé!

1. Tạo ra thời gian để có thêm thời gian

Giả sử, bạn có vấn đề với kỹ năng tin học của mình. Bạn biết rằng mình phải làm gì đó để cải thiện, thế nhưng khi cần phải hành động để cải thiện thì bạn luôn bám víu vào lý do bận rộn để trì hoãn. Câu chuyện này khá phổ biến trong xã hội ngày nay, khi mà con người ta cuốn vào guồng quay công việc mà không thể tạo không gian, thời gian của mình để tham gia những hoạt động họ cần thiết. Nó cũng giống như việc bạn khát nước nhưng lại quá bận để uống nước vậy.

Giải pháp: Hãy làm việc có tính dài hạn thay vì ngắn hạn. Nhiều người chỉ tập trung vào những gì họ có thể hoàn thành trong một hoặc hai tuần tới. Thay vào đó, hãy bắt đầu suy nghĩ những gì bạn có thể hoàn thành trong hai tháng tới, hay nếu dài hạn hơn, trong hai năm tới.Trở lại với ví dụ, bạn cần cải thiện kỹ năng tin học của mình nhưng lại quá bận rộn để làm điều đó? Hãy dừng lại một chút và ngẫm nghĩ trong vài tháng tới, liệu bạn có thể thay thế những buổi cắm trại, những bữa tiệc hoặc những quãng thời gian trống để học thêm về tin học? Sau khi sắp xếp và chốt được thời gian, hãy nhớ cam kết và đảm bảo không cho bất cứ sự xao nhãng nào làm ảnh hưởng đến lịch trình bạn đã đề ra.

2. Loại bỏ tính cầu toàn

Chủ nghĩa cầu toàn (Perfectionism) – mong muốn có mọi thứ hoàn hảo theo ý mình là một tài sản quý giá bởi nó có thể giúp mọi người cố gắng làm tốt hơn và cải thiện công việc mà họ làm hàng ngày. Song, đó có thể là một trở ngại với năng suất nếu việc chúng ta theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo làm cản trở kết quả. Nó có thể khiến chúng ta trì hoãn công việc, và có thể ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của những người xung quanh.

Giải pháp: Tách quá trình (Process) ra khỏi kết quả (Result), mà tập trung vào sự tiến bộ (Progress). Quá trình (Process) là cách chúng ta thực hiện mọi việc và sử dụng để đạt được một kết quả cụ thể.Ví dụ bạn và đồng đội của bạn cần biểu diễn một vở kịch văn nghệ sắp tới của trường chào mừng ngày 20/10. Thật không hợp lý khi mong đợi một quá trình hoàn hảo, bởi cho dù đó là do sự cố hay tự bản thân chúng ta thì mọi sơ suất có thể xảy ra trong quá trình chúng ta biểu diễn. Bạn có thể sẽ nói sai một từ, thể hiện một phân đoạn chưa hợp lý trong khi biểu diễn, hoặc có thể hậu kỳ ánh sáng, âm thanh bị lỗi không đúng theo dự định của vở kịch.Thay vì vậy, hãy tập trung vào sự tiến bộ (Progress) chứ không phải sự hoàn hảo. Tiến bộ có nghĩa là chúng ta ngày càng tốt hơn và ngày càng tốt hơn trong quá trình đó. Ngay cả khi chúng ta mắc sai lầm, ta vẫn có thể tiếp tục biểu diễn và có được một kết quả hoàn hảo. Vì vậy, nếu bạn mắc kẹt trong vũng lầy của việc cố gắng hoàn thành mọi thứ chính xác và hoàn hảo, hãy tự hỏi bản thân rằng liệu mình đang tập trung vào kết quả hay vào quá trình. Nếu bạn tập trung vào xử lý quá trình, hãy tìm cách đạt được tiến bộ chứ không phải sự hoàn hảo và hiểu rõ về kết quả mà bạn muốn. Bạn có thể tìm sự trợ giúp của cố vấn, đồng nghiệp, người thân, bạn bè để giúp bạn tìm ra giải pháp cải thiện và tiến bộ hơn cho lần tiếp theo.

3. Tránh các hoạt động đem lại ít giá trị

Có thể bạn được nghe và biết đến rất nhiều những hoạt động đem lại lợi ích và giá trị nhưng đã bao giờ bạn thử nghĩ về những hoạt động kém giá trị trong cuộc sống chưa? Đó là những điều bạn thực sự không nên dành thời gian nhưng bạn vẫn đơn giản làm chúng vì chúng dễ dàng. Điều đó có thể là nhận việc vặt, ngồi cà phê, trà đá cả ngày hay dành quá nhiều thời gian cho công việc vệ sinh. Bạn càng dành nhiều thời gian cho những hoạt động giá trị nhất của mình bao nhiêu, thì bạn càng có ít thời gian cho những hoạt động kém giá trị nhất bấy nhiêu.

Giải pháp: Viết ra tất cả những hoạt động mà bạn thực hiện gần đây, kèm với câu hỏi “Giá trị của hoạt động này là gì?” và từ đó, bạn có thể khám phá một số hoạt động kém giá trị. Hãy thử theo dõi trong 1-2 tuần để đánh giá lượng thời gian bạn dành cho những hoạt động kém giá trị này của mình. Tiếp theo là lập thời gian bằng cách giới hạn xuống 1-2 giờ mỗi tuần để làm chúng. Việc này sẽ giúp bạn không những trở nên năng suất, làm chủ cuộc sống hơn mà còn tạo ra nhiều cơ hội cho hoạt động quý giá hơn. Ngoài ra, bạn có thể thuê dịch vụ bên ngoài hoặc cài đặt, sử dụng ứng dụng thông minh để giúp giảm tải thời gian thực hiện một số hoạt động cụ thể.Hãy nhớ rằng giá trị của bạn được xác định bởi giá trị các hoạt động mà bạn thực hiện. Bằng cách hạn chế lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động ít có giá trị, bạn sẽ dần tăng giá trị của mình lên từng giờ.

4. Biết xử lý xao nhãng trong lúc làm việc

Chúng ta luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của sự tập trung trong công việc. Sẽ thật tuyệt vời khi có một sự tập trung cao độ để giúp ta làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Nhưng nếu như bạn là người dễ khiến bản thân xao nhãng thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu đó không phải là vấn đề của những cuộc điện thoại gấp, hay ai đó gõ cửa nhà bạn, mà là khi bạn đang ở giữa một công việc quan trọng và một ý tưởng không liên quan tự nhiên nảy ra trong đầu bạn? Bạn sẽ bỏ dở dự án và chuyển ngay sang làm và hoàn thành ý tưởng đó? Đây là một việc khá phổ biến nhưng vô cùng nguy hiểm, bởi nó sẽ tốn bạn nhiều công sức, thời gian và động lực. Bạn sẽ phải dừng lại, chuyển đổi tinh thần sang ý tưởng mới để hoàn thành nó, và sau đó chuyển đổi tinh thần trở lại nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trước đó. Sự gián đoạn nhỏ này ước tính có thể khiến bạn mất thêm 10 đến 20 phút chi phí chuyển đổi.

Giải pháp: Tạo một mục trong sổ tay hoặc ứng dụng ghi chú yêu thích của bạn. Trong quá trình làm việc và học tập, hễ có bất kỳ ý tưởng lóe lên trong đầu, hãy nhanh tay chú thích chúng vào sổ. Ví dụ: bạn đang thực hiện một dự án và một nhiệm vụ nảy ra trong đầu đó là mua quà sinh nhật cho con bạn thân, hãy tạo ghi chú và nhập nhanh “Mua quà sinh nhật cho con bạn thân”. Và sau khi bạn hoàn thành công việc của mình, bạn có thể giở lại note và thực hiện ý tưởng sau đó.Đơn giản phải không? Bằng cách này, những ý tưởng nảy ra trong đầu bạn sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất của bạn khi bạn cố gắng tập trung. Tuy nhiên, bạn biết rằng bạn sẽ không bao giờ đánh mất một ý tưởng tuyệt vời và quan trọng.

5. Luôn ở tâm thế chuẩn bị cho mọi tình huống

Giả sử bạn cần đi dự một hội thảo tại Hà Nội và thuê một anh Grab vô cùng đẹp trai để đưa bạn đến đó. Đi được nửa chặng đường, anh ấy quay lại nhìn bạn và hỏi “Em có biết cách đến đó không? Anh là lái mới chưa thạo đường lắm với lại GPS điện thoại của anh bị hỏng không sử dụng được”. Bạn sẽ xử lý thế nào?

Giải pháp: Nếu là người có tâm thế chuẩn bị, bạn sẵn sàng có một chiếc điện thoại đủ pin có GPS đang hoạt động và có thể chỉ đường cho anh ấy đến điểm đến của bạn. Thường thì điều này đòi hỏi chúng ta có bản sao của mọi thứ chúng ta cần. Trong trường hợp của người tài xế này, thay vì chỉ có một điện thoại hoặc một thiết bị GPS, anh ta nên có một chiếc thứ hai để dự phòng phải không nào?Ngoài ra, một cách khác để chuẩn bị cho mọi tình huống là cho bản thân thêm thời gian. Hãy luôn đảm bảo bạn lên lịch phải hoàn thành việc nào đó của mình diễn ra trước ngày hạn. Điều này giúp bạn có thời gian, không gian chuẩn bị và kiểm tra lại một cách tốt nhất, tránh khỏi tình trạng vội vàng và có thêm thời gian để giải quyết vấn đề nếu xảy ra sự cố. Chú ý một chút đến việc chuẩn bị có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.Chuẩn bị sẵn sàng là điều cần thiết không chỉ cho thành công mà còn cho năng suất của bạn. Hãy suy nghĩ về cuộc sống thường ngày của bạn. Điều gì bạn có thể chuẩn bị tốt hơn không?

6. Luôn hướng đến giá trị cốt lõi của bản thân

Khi chúng ta có thể kết nối công việc hàng ngày với niềm tin và giá trị của bản thân, thì năng suất của chúng ta sẽ được cải thiện, chất lượng công việc và sức bền để giải quyết khó khăn cũng đi lên.

Giải pháp: Đầu tiên, hãy xác định giá trị cốt lõi của bạn bằng cách tự hỏi điều gì khiến bạn tin tưởng. Sự trung thực, cống hiến hay niềm hạnh phúc?… Ví dụ, bạn tin vào lòng tốt, nghĩa là bạn luôn để ý tới cảm xúc của người khác và tìm cách vun đắp chúng. Tiếp tục khám phá câu hỏi này cho đến khi bạn tìm ra ít nhất ba giá trị và ba định nghĩa. Tiếp theo, hãy đưa những giá trị đó lên một nơi nào đó mà bạn có thể nhìn thấy chúng hàng ngày. Thậm chí bạn có thể in chúng ra, đóng khung, dán chúng lên tường nơi góc học tập của bạn hoặc đặt chúng làm hình nền máy tính và màn hình khóa điện thoại của bạn. Thỉnh thoảng khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ, hãy xem xét nhiệm vụ đó xem liệu chúng có đang nuôi dưỡng giá trị của bạn hay không. Nếu thấy có sự sai lệch, đó là cơ hội tuyệt vời để bạn nhìn nhận lại và trò chuyện với chính bạn hoặc thậm chí trong công việc với sếp hay đồng nghiệp của bạn về cách đưa ngày làm việc trở lại đúng với niềm tin và giá trị của bạn. Năng suất không có nghĩa là hoàn thành công việc, mà là về việc hoàn thành những điều có ý nghĩa đối với bạn.

Còn bạn, bí kíp duy trì năng suất của bạn là gì? Đừng quên comment chia sẻ để chúng mình cùng nhau phát triển hơn nhé! Hãy “SEE FIRST” chúng mình để được cập nhật những bài viết bổ ích trên fanpage của Chung Cư Tuổi Trẻ nhé!

NHỮNG BÀI VIẾT KHÁC

Ta học được gì từ Elon Musk?
28 Tháng Một, 2021

Ta học được gì từ Elon Musk?

Trở thành triệu phú khi mới 27 tuổi (1999), được gọi là tỉ phú khi lên 40 (2012), và mới đây đã được người người nhà nhà nhắc đến với danh hiệu “người giàu nhất thế giới” (2020), Elon Musk khiến ta không khỏi thán phục và tò mò về tính cách và giá trị […]

#Thấu cảm: Có một người bạn không coi mình là bạn.
17 Tháng Một, 2021

#Thấu cảm: Có một người bạn không coi mình là bạn.

Sẽ chẳng khó khăn mấy nếu con người muốn kết bạn trong thời đại ngày nay, bên cạnh việc gặp và quen nhau trực tiếp thì chúng ta có “hàng tỉ” các phương tiện để kết nối và tìm hiểu lẫn nhau. Việc kết thêm bạn và xây dựng những mối quan hệ bạn bè […]

10 bí quyết để luôn tích cực trong cuộc sống
12 Tháng Một, 2021

10 bí quyết để luôn tích cực trong cuộc sống

Trong cuộc sống, con người chúng ta không tránh khỏi những lúc rơi vào trạng thái lo âu, mông lung, suy nghĩ tiêu cực và mất phương hướng. Điều này càng rõ nét hơn khi ta ở độ tuổi còn trẻ, khi trải nghiệm còn hạn chế và tâm lý chưa đủ vững vàng để […]

50 ý tưởng viết quyết định (resolution) cho năm mới & 5 bước để biến chúng thành hiện thực.
30 Tháng Mười Hai, 2020

50 ý tưởng viết quyết định (resolution) cho năm mới & 5 bước để biến chúng thành hiện thực.

Một năm mới sắp đến gần, mang theo những cơ hội mới, hy vọng mới về một khởi đầu tốt đẹp hơn. Người ta thường nói: “không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho sự thất bại.” Và sự chuyển giao giữa năm cũ và năm mới là thời điểm thích hợp nhất […]

5 điều nên làm trong dịp giáng sinh
30 Tháng Mười Hai, 2020

5 điều nên làm trong dịp giáng sinh

1. Xem một bộ phim về lễ Giáng sinh Còn gì tuyệt vời hơn là trong tiết trời lạnh giá cùng gia đình hoặc người thương xem bộ phim Giáng sinh ấm áp nhỉ? Những bộ phim như Home alone, Charlie và nhà máy socola,… chắc chắn sẽ làm cho ngày lễ Giáng sinh của […]

4 mẹo để tỏa sáng cho mùa Noel
30 Tháng Mười Hai, 2020

4 mẹo để tỏa sáng cho mùa Noel

Chỉ còn hơn một tuần nữa là ngày lễ giáng sinh sẽ đến gõ cửa rồi. Với mong muốn các cư dân ai cũng sẽ trở thành công chúa xinh đẹp trong ngày Giáng sinh, hôm nay Chung Cư Tuổi Trẻ sẽ mách nhỏ các bạn cách chăm sóc cơ thể và làn da để […]

4 bước để làm chủ sân khấu khi thuyết trình
30 Tháng Mười Hai, 2020

4 bước để làm chủ sân khấu khi thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình được xem là kỹ năng “sống còn” trong quá trình học tập và làm việc. Hẳn là bất kì ai trong chúng ta cũng ao ước một lần được làm chủ “cuộc chơi” ở một buổi thuyết trình do chính mình đảm nhiệm. Nếu bạn muốn biết cách bình tĩnh – […]

3 điều cần lưu ý khi làm việc nhóm
30 Tháng Mười Hai, 2020

3 điều cần lưu ý khi làm việc nhóm

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Làm việc nhóm (Teamwork) là kỹ năng mềm cần có đối với các bạn trẻ hiện nay dù ở bất cứ môi trường làm việc nào. Đây vẫn luôn là cách làm việc phổ biến từ thời xa xưa cho đến nay bởi tính ưu việt của nó. Bằng cách […]

Series “Adventure Seekers”
18 Tháng Mười Một, 2020

Series “Adventure Seekers”

Xin chào các cư dân thân yêu của Chung Cư Tuổi Trẻ, chúng mình lại tiếp tục lên sóng với 1 series podcast siêu đặc sắc đó là “ADVENTURE SEEKER” do anh Hùng làm host chính đây.Chúng mình hãy cùng lắng nghe chia sẻ của host Mạnh Hùng về series podcast “ADVENTURE SEEKER” nhé! “Series […]

Series “Chuyện Yêu Ngày Ấy”
18 Tháng Mười Một, 2020

Series “Chuyện Yêu Ngày Ấy”

Xin chào các cư dân thân yêu, chúng mình đã quay lại với series podcast mới rồi đây! Tình yêu vốn là chủ đề thân thuộc và gần gũi trong cuộc sống, cũng là một chủ đề mà người trẻ sống trong xã hội hiện nay đang gặp phải những khó khăn, trăn trở trong […]

Làm thế nào để đọc vị người đối diện?
18 Tháng Mười Một, 2020

Làm thế nào để đọc vị người đối diện?

“Làm thế nào để đọc vị người đối diện?” – thật ra đây là câu hỏi không quá khó khăn. Các nghiên cứu đã chứng minh, những hành động, cử chỉ sẽ phản ánh cảm xúc và một phần suy nghĩ của bản thân. Vậy các bạn hãy cùng CCTT tìm hiểu về ý nghĩa […]

6 cách để tránh khỏi phiền não
18 Tháng Mười Một, 2020

6 cách để tránh khỏi phiền não

Trong cuộc sống chúng ta sẽ không tránh khỏi việc đối mặt với những khó khăn và rắc rối từ việc nhỏ nhặt như tìm cách sửa bóng đèn cho đến việc xử lý công việc, học tập. Do đó, để cuộc sống trở nên dễ dàng hơn, giải quyết vấn đề là một kỹ […]